Informierte und motivierte Beschäftigte und Kunden

Interne Kommunikation ist die Pipeline, die den "Treibstoff" für die Produktivität der Beschäftigten liefert, der sich aus den den Grundmotiven und Bedürfnissen von Menschen (z.B. "Anerkennung" und "Korrektheit")  ableitet. Gute interne Kommunikation besitzt die Fähigkeit, die Beschäftigten als Kollektiv und Individuum abzuholen, emotional zu binden und mitzunehmen.

 

Es geht um die "Lieferung" des Treibstoffs Motivation. sowie dessen Aufbau. Unternehmen, die ihre  Mitarbeitenden nachhaltig motivieren möchten, sollten das beachten. Es geht um Anerkennung und Wertschätzung, Transparenz, Authentizität und Klarheit sowie um Verständlichkeit und Glaubwürdigkeit. Ist die interne Kommunikation intransparent ist oder systemisch und / oder wirkt inhaltlich unnatürlich, unlogisch, befremdlich oder abgehoben wirkt, kommt es zu kognitiven Dissonanzen, Blockaden und Widerständen.

 

Das Gleiche bezieht sich auch auf die externe Kommunikation, die Information und Motivierung von Kunden und Partnern  - alles unter Berücksichtigung von Corporate Identity Corporate Image. So nehmen Kunden durch die Verwendung gleicher Logos, Farben und Schriftarten sowie gleicher Botschaften, Slogans, Motti und Devisen  das Unternehmen z.B. als korrekt, gut organisiert und seriös wahr.

 

Was viele nicht wissen: Die Nutzung raumpsychologischer, psychoakustischer und olfaktorischer Reize sind ebenfalls wesentlicher Bestandteil der Kommunikation, durch die eine entsprechende Basis geschaffen wird, die vieles leichter macht. 

 

Ziel eines Kommunikationskonzepts

Ein Kommunikationskonzept mit entsprechenden Leitlinien und Vorgaben ist die Basis für eine einheitliche Kommunikation im Team und im Unternehmen. Sie soll definierte Ziele erreichbar machen, zielt auf einen optimierten Austausch innerhalb des Unternehmens ab, richtet sich nach den Unternehmenszielen aus und prägt die Unternehmenskultur. Durch eine einheitliche Kommunikation des Unternehmens erleben die Beschäftigten ihren Arbeitgeber unverfälscht und nachvollziehbar. Infos kommen aus "erster Hand". Ziele und Entscheidungen sind für alle nachzuvollziehen. Die Beschäftigten wissen, wo, wann und durch wen oder was sie relevante Informationen bekommen. Doch es geht nicht nur um Information: 

 

Ziel eines Kommunikationskonzeptes ist auch die Motivations- und Effizienzsteigerung: Wenn die Beschäftigten "abgeholt" werden und sich als wertgeschätzter Teil des Unternehmens verstehen und sich systemisch und pragmatisch mit ihren Kollegen und Vorgesetzten austauschen können, wird die Motivation erhöht. Die Mitarbeiterinnen  und Mitarbeiter fühlen sich dem Unternehmen verbunden. Bei Change Management Prozessen werden Widerstände reduziert oder vermieden. Die Kooperation im Team sowie der Teamzusammenhalt werden verbessert. Auch hier kommt es zu einer höheren Identifikation. Die Beschäftigten werden engagierter und produktiver. Entscheidungen können schneller getroffen und Projekte zügiger umgesetzt werden. 

 

Ein Kommunikationskonzept umfasst die Definition der Kommunikations-Ziele sowie Kommunikationsmaßnahmen und -instrumente, reicht von einheitlichen Arbeits-E-Mails und PC-Zugriff auf interne Kommunikationskanäle bis zur Nutzung bestimmter Tools und Ausschöpfung technologischer Möglichkeiten ohne Überforderung der Beschäftigten. Dabei geht es um Vereinheitlichung und Vereinfachung statt um Komplexität. Geregelt werden Aspekte wie Feedback-Kultur und Datenschutz (DSGVO-konforme Kommunikationskanäle), die Organisation des zentralen und transparenten Informationsaustauschs sowie die Analysierbarkeit und Optimierbarkeit der Ergebnisse.

 

Leider entsteht der Wunsch nach einem solchen Konzept oft erst, wenn es bereits zu entsprechenden Problemen gekommen ist. Ein weiterer Kritikpunkt ist, das viele Kommunikationskonzepte zu abgehoben sind. Sie werden in Top-Down-Manier erstellt und nicht aus der Sicht der Beschäftigten und deren Ansichten und Bedürfnissen. Doch genau die gilt es doch schließlich zu motivieren, oder? Aus diesem Grund konzipieren wir mit Ihnen nur funktionierende wie pragmatische Konzept. Damit ein Konzept funktioniert, muss man wissen wie damit nachfolgend umgegangen wird. Dazu holen wir (über Mitarbeiter-Befragungen) Infos von der Basis ein bzw. Jenen, die es zu informieren und zu motivieren gilt. 

 

Erwarten Sie von uns kein abgehoben wirkendes theoretisches Konzept mit 90 Prozent wichtig klingenden Anglizismen und unwesentlichem Beiwerk. Wir kommen auf den Punkt. Knapp und nüchtern - für Jeden verständlich und logisch nachvollziehbar, folglich nicht das Übliche. Wir arbeiten ökonomisch effizient. Dazu zählen Meetings nur bei konkretem Bedarf. Viele Informationen holen wir von uns aus auf elektronischem Wege ein. Auf der anderen Seite testen wir die Nutzung und Wahrnehmung der internen Kommunikation bei den Beschäftigten an der Basis und nehmen auch deren Blickwinkel ein.

 

Wir denken unternehmerisch mit - doch der hiesige Schwerpunkt liegt in der Kommunikationspsychologie sowie in anderen psychologischen Gesichtspunkten (Personalpsychologie / Betriebspsychologie, Wahrnehmungspsychologie, Lernpsychologie, Sozialpsychologie etc.). Während es bei der externen Kommunikation um Image- und Marketing-Psychologie geht, gehen bei der Erarbeitung interner Kommunikationskonzepte die Bereiche Kommunikation und Personalpsychologie / Betriebspsychologie Hand in Hand. Schließlich wollen wir nicht an der Logik und am tatsächlichen Sinn und Nutzen vorbei arbeiten.

 

Zur Erstellung eines Kommunikationskonzepts gehört eine Analyse des IST- und SOLL-Zustandes der aktuellen internen Kommunikation und / oder eine IST- und SOLL-Analyse der externen Kommunikation. Dann folgt die Ausformulierung des Konzepts, die Vermittlung und Erklärung im Unternehmen sowie die finale Steuerung und Kontrolle der notwendigen Maßnahmen und Instrumente. Wie Sie Letzteres umsetzen, erfahren Sie von uns in einem Briefing & Coaching, ggf. auch mit psychologischen Hintergrundinformationen zu Ihrem Verständnis.  

Teil 1
Bestandsaufnahme - Briefing - Brainstorming

-  Ausgangsbasis

-  Problemstellungen 

-  Erfahrungswerte /  Erfahrungsberichte / Bisherige Probleme 

-  Entscheidungstragende Akteure klären Mitarbeitererlebnis, 

   Aktualität der Unternehmensziele, Erwartungen und Einflussfaktoren

-  Verständigung über die wesentlichen Grundsätze und Ziele

-  Definition der internen Kommunikationsziele

-  Definierte Ziele / Unternehmensziele / Unternehmenskultur / Leitlinien und Vorgaben

-  Definition der Kommunikationsmaßnahmen und -instrumente

-  Zielgruppenbestimmung

-  Definition der Kommunikationsmaßnahmen und -instrumente

-  Klärung, welche Inhalte auf welchem Weg und auf welche Weise

   kommuniziert werden sollen

-  Klärung des Budgets und der Verantwortlichkeiten

-  Klärung der Möglichkeit der Analyse der Effizienz 

   der Kommunikationsmaßnahmen und -instrument

 

Teil 2

a) IST-Analyse + b) SOLL-Analyse + c) Konzept-Erstellung

 

Allgemeines

-  Unternehmensstruktur

-  Organisation / Organigramm / Positionen  und Tätigkeiten im Unternehmen

-  Mögliche Verbesserrung organisatorischer Abläufe 

-  Segmentierung in Organisationseinheit, Mitarbeitertyp, 

   hierarchische Stufe, Mitarbeiter-Lifecycle, Thema/Interesse

-  Organisation des zentralen Informationsaustauschs 

-  Wie erfolgt die Kommunikation zwischen Hauptsitz und Niederlassungen? 

-  Werden intern alle Beschäftigten erreicht? ‚

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

 

Kommunikationskanäle

-  Bisher genutzte Kommunikationskanäle und -instrumente

-  Wirkung in strategischer Hinsicht

-  Wirkung in organisatorischer Hinsicht

-  Wirkung in psychologischer Hinsicht 

-  Wirkung in technischer Hinsicht

-  Sind die Kommunikationsmittel zeitgemäß und zielführend? 

-  Zukünftig zu nutzende Kommunikationskanäle und -instrumente 

-  Sinnvolle Nutzung unterschiedlichster Kommunikationskanäle 

-  Systemische Nutzung unterschiedlichster Kommunikationskanäle

-  Komplexität / unkomplizierte Nutzung / Pragmatismus‘

-  Vereinheitlichung und Vereinfachung versus Komplexität

-  Korrekte Wahrnehmung der Logik

-  Korrekte Wahrnehmung der Relevanz von Prozessen 

-  Korrekte Wahrnehmung der Relevanz der Nutzung

-  Arbeits-E-Mails / Signaturen

-  MA-PC-Zugriff auf interne Kommunikationskanäle

-  Nutzung bestimmter Tools

-  Ausschöpfung technologischer Möglichkeiten ohne Überforderung der Beschäftigten

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

 

Unternehmenskultur 

-  Kommunikationsstil

-  Wirkung in kommunikationspsychologischer Hinsicht 

-  Wirkung in sozialpsychologischer Hinsicht

-  Identifikation

-  Korrekte Wahrnehmung von Anerkennung

-  Korrekte Wahrnehmung von Korrektheit

-  Inhaltliche Natürlichkeit

-  Feedback-Kultur

-  Besteht neben Top-Down Prozessen auch eine Bottom-Up-Option?

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

 

Motivierung 

-  Motiv- und Bedürfnisbefriedigung

-  Ego-Involvement

-  Motivations-Rhetorik, NLP (Pacing, Leading, Ankern), PLP, Positiv-Priming etc.

-  Störer & Förderer

- „Abholung“ der Beschäftigten als Kollektiv

- „Abholung“ der Beschäftigten als Individuum

-  Plattformen für bes. Personengruppen

-  Anreize / Angebote

-  Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen

-  Emotion + emotionale Bindung

-  Subtile Kommunikationsformen

-  Bilder / Fotos

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

 

Information / Edukation / Entwicklung

-  Klarheit

-  Transparenz

-  Dosierung

-  Dialog zwischen Management und Mitarbeiter-innen

-  Dialog zwischen Beschäftigten und Management

-  Dialog zwischen den Beschäftigen untereinander

-  Bildung allgemein

-  Weiterbildungsangebote / Weiterbildungsbörse

-. Wissensaustausch

-  Interne Jobangebote / Stellenbesetzungen

-  Plattform für Auszubildende 

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

 

Corporate Identity / Corporate Image

-  Verwendung von Logos, Farben und Schriftarten 

-  Verwendung von Bildmaterial 

-  Botschaften, Slogans, Motti und Devisen auch i.d. internen Kommunikation 

-  Einhaltung der DIN-Anforderungen Schriftverkehr (z.B. DIN5008 / DIN676)

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

 

Compliance

-  Datenschutz (DSGVO-konforme Kommunikationskanäle)

-  Urheberrecht

-  Arbeitsschutz

-  Betriebsverfassungsgesetz

-  Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

-  Schwerbehindertengesetz

-  Gleichstellung

-  Sonstige

-  Pflichtkommunikation & Nachweis-Kommunikation z.B  (GB Psych)

-  Hinweise für juristische Prüfung

-  Bericht

 

Mehrwert

-  Analysierbarkeit und Optimierbarkeit der Ergebnisse 

-  Möglichkeit der Erfolgskontrolle

-  Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen

 

 

Teil 3

Separate Zusatz-Analyse im Rahmen des Change-Managements

-  Brainstorming möglicher Widerstände 

-  Analyse möglicher Widerstände und Akzeptanzschwellen

-  Maßnahmen zur Vermeidung von Widerständen 

-  Spezielles Kommunikationskonzept in Bezug auf Transformationen / Veränderungen

-  Bericht

-  Beratung

 

 

Teil 4
Mitarbeiterbefragung (parallel zur IST-Analyse)

-  Abfrage der Motive, Ansprüche, Ängste, Sorgen, kognitiven Dissonanzen, 

   Blockaden und Widerstände sowie Wirkung auf die Beschäftigten 

-  Konzeption der Befragung

-  Erstellung der Befragung

-  Versand über Mailing-Liste

-  Auswertung

-  Ergebnis-Präsentation

-  Information und Beratung bei Bedarf

-  Bericht

Analyse der Unternehmenskommunikation

Fragen zu Ihrer internen Kommunikation

Seminar & Workshop Interne Kommunikation / Team-Kommunikation